Eine hervorragende Möglichkeit, Mitarbeiter zu belohnen, ist das bis zu drei Mal pro Jahr gewährbare geringwertige Geschenk. Dieses kann z. B. ein Geschenkgutschein, eine Dienstleistung oder ein konkreter Gegenstand wie ein Buch sein. Die Aufgabe des schenkenden Arbeitgebers beschränkt sich jedoch nicht darauf, eine Quittung über den gekauften Artikel oder Gutschein anzufordern und an die Buchhaltung weiterzugeben: Auch die Lohnverrechnung muss informiert werden, und die Daten sind in einem internen Verzeichnis zu dokumentieren.
Wie müssen beliebte
Geschenkgutscheine, die an Mitarbeiter gegeben werden, oder allgemein
geringwertige Geschenke korrekt in der Buchhaltung und der Lohnabrechnung
behandelt werden?
Die wichtigsten Regeln im Zusammenhang mit geringwertigen Geschenken
Kleingeschenkte sind als bestimmte Zuwendung zu versteuern und können neben den Arbeitnehmern auch deren nahen Angehörigen bis zu dreimal jährlich gegeben werden. Der Wert des Geschenks darf jeweils 10 % des Mindestlohns nicht überschreiten, was im Jahr 2025 29.080 Forint entspricht, das heißt, insgesamt können pro Person jährlich 87.240 Forint gegeben werden. Das Geschenk kann ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Gutschein sein, wobei der Gutschein ausschließlich für ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung gelten darf, zum Beispiel nur in einem bestimmten Geschäft oder für eine bestimmte Produktkategorie eingelöst werden kann.
Wie werden geringwertige Geschenke besteuert?
Die Besteuerung von geringwertigen Geschenken ist sehr vorteilhaft – die gesamte Abgabenlast beträgt lediglich 33,04 %. Die Bemessungsgrundlage beträgt das 1,18-Fache des Wertes der Zuwendung, worauf 15 % Einkommensteuer und 13 % Sozialversicherungsbeitrag zu zahlen sind.
Was passiert, wenn die Vorschriften für geringwertige Geschenke nicht eingehalten werden?
Wenn die oben
genannten Regeln nicht eingehalten werden, gilt der gesamte Betrag des
geringwertigen Geschenks als Einkommen aus einem Arbeitsverhältnis und wird,
wie Gehalt besteuert.
Zum Beispiel, wenn:
- Der Wert des Geschenks übersteigt 10 % des Mindestlohns,
- oder eine Person erhält es mehr als dreimal,
- oder es entspricht nicht den Voraussetzungen für Sachbezüge gemäß dem Einkommensteuergesetz (SZJA),
dann müssen darauf 46,5 % Abgaben (Steuern) gezahlt werden.
Unter welchen Bedingungen kann ein Geschenkgutschein als Sachleistung gelten?
Wenn festgestellt werden kann, dass
- In welchem Produkt- oder Dienstleistungsbereich es verwendet werden kann,
- und dass es nicht zurückgegeben werden kann
Was bedeutet es, dass ein Gutschein für eine bestimmte Produkt- oder Dienstleistungskategorie verwendet werden kann?
Zum Beispiel kann ein
Gutschein eines Buchladen-Netzwerks nur für eine bestimmte Produktgruppe
eingelöst werden, was akzeptabel ist. Allgemeine Gutscheine von Supermärkten
mit breitem Warenangebot hingegen könnten für zahlreiche Produkte eingelöst
werden – von Lebensmitteln über Elektronik bis hin zu Kleidung –, daher sind
diese definitiv nicht akzeptabel.
Das eigentliche
Problem stellen Gutscheine von kleineren Ladenketten dar, bei denen mehrere
unterschiedliche Produktgruppen verfügbar sind, die aber dennoch gewissermaßen
spezialisiert sind. In solchen Fällen ist nicht eindeutig, ob ein Gutschein
akzeptabel ist. Typischerweise betrifft dies Drogeriemärkte, in denen zum
Beispiel auch Lebensmittel gekauft werden können.
Deshalb ist es ratsam,
die Kollegen aus der Lohnbuchhaltung bereits vor dem Kauf des Gutscheins zu
fragen, wie eindeutig die steuerliche Behandlung des ausgewählten Gutscheins
ist.
Welche Aufgaben hat
der Arbeitgeber bei der Gewährung von geringwertigen Geschenken bzw.
Geschenkgutscheinen?
Wie sich aus dem
Vorstehenden bereits ergibt, ist es ratsam, den Plan noch vor der Entscheidung
bzw. dem Kauf mit dem Buchhalter oder Steuerberater zu besprechen. Zum
Beispiel, zu welchem Zweck und wie häufig eine solche Leistung den
Mitarbeitenden gewährt werden soll und an welches konkrete Produkt oder welche
Sache gedacht ist. Wenn Buchhaltung und Lohnverrechnung von unterschiedlichen
Personen durchgeführt werden, ist es wichtig, dass beide Kolleg:innen die
nötigen Informationen erhalten, da auch Geschenkgutscheine ins
Lohnabrechnungsprogramm aufgenommen werden können, was ihre Nachverfolgung
erleichtert.
Es ist wichtig, beim Kauf von Geschenkgutscheinen oder Geschenken unbedingt eine Quittung auf den Namen des Arbeitgebers zu verlangen. Obwohl der Verkäufer grundsätzlich weiß, welche Belegpflicht er hat, ist es ratsam, die Grundlagen zu kennen:
- Entweder ist eine Rechnung auf den Namen des Arbeitgebers auszustellen, wenn es sich um einen sogenannten Einzweck-Gutschein handelt,
- oder eine Quittung im Falle eines Mehrzweck-Gutscheins.
Aufgrund der oben
dargestellten Regelungen kommen als geringwertige Geschenke, die als bestimmte
Sachzuwendungen versteuert werden, in der Regel eher nur Einzweck-Gutscheine in
Betracht. Bei deren Ausgabe sind nämlich der Leistungsort sowie der anzuwendende
Mehrwertsteuersatz der gelieferten Ware oder erbrachten Dienstleistung bereits
bekannt. Bei Mehrzweck-Gutscheinen ist dies hingegen nicht zwingend der Fall,
da sie für verschiedene Produkte eingelöst werden können.
Welche internen Aufzeichnungen oder Dokumentationen müssen über geringwertige Geschenke und Geschenkgutscheine geführt werden?
Im Fall von geringwertigen Geschenken ist der Arbeitgeber bzw. die Person mit Arbeitgeberbefugnissen verpflichtet, Folgendes zu dokumentieren:
- das Datum der Zuwendung,
- der Wert der Zuwendung,
- der Name des Begünstigten,
- die Form der Zuwendung (z. B. Art des Gutscheins, Name des Geschäfts, Rechnungsnummer),
- der Zweck der Zuwendung,
- die Anzahl der Gelegenheiten.
Dafür ist auch eine
Excel-Tabelle bestens geeignet, wichtig ist, dass im Bedarfsfall gegenüber dem
Finanzamt die Rechtmäßigkeit der Zuwendung nachgewiesen werden kann.
Sollten
Sie Fragen zur praktischen Anwendung oder zur Administration von
Geschenkgutscheinen oder anderen geldwerten Vorteilen haben, wenden Sie sich
gerne vertrauensvoll an die erfahrenen Berater und das
Lohnverrechnungsteam von LeitnerLeitner.
